Dofinansowanie do zakupu okularów dla pracownika

13 września 2021

Dzień  dobry.

Pracodawca zgodnie z zaleceniem lekarza Medycyny Pracy, jest zobowiązany zapewnić pracownikowi okulary korygujące wzrok, które są konieczne przy wykonywaniu pracy.

Zapewnienie okularów korygujących wzrok może oznaczać wręczenie pracownikowi okularów w formie rzeczowej, ale również zapłatę za okulary lub zwrot poniesionych kosztów.

Pracownikiem w rozumieniu przepisów, jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Ponadto, zgodnie z art. 304 Kodeksu pracypracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2 Kodeksu pracy, osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy-w tym także osobom zatrudnionym na podstawie umowy zlecenie.

Procedura

Pracownik, który użytkuje monitor ekranowy w pracy przez co najmniej połowę dobowej normy czasu pracy powinien otrzymać od pracodawcy skierowanie do wykonywania badań profilaktycznych. Jeśli wyniki badań profilaktycznych wykażą potrzebę stosowania okularów, pracownik powinien dostarczyć pracodawcy:

– zalecenie lekarza,
– fakturę (która może być wystawiona na pracownika),
– wniosek o dofinansowanie poniesionych kosztów na zakup okularów korygujących wzrok.

Przez monitor ekranowy należy rozumieć urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić „okulary korekcyjne” osobom pracującym przy monitorach ekranowych niezależnie od rodzaju komputera, czyli może to być nawet praca wykonywana na laptopie lub notebooku.

Regulamin

Przepisy rozporządzenia nie określają limitu dofinansowania okularów korygujących wzrok czy też częstotliwości dofinansowania tego świadczenia.

Pracodawca powinien w odpowiednim akcie wewnątrzzakładowym, np. regulaminie lub zarządzeniu uregulować kwestie związane z dofinansowaniem okularów korygujących wzrok aby procedura dofinansowania była przejrzysta dla pracowników.

Pracodawca może uregulować kwestie dofinansowania okularów korygujących wzrok również w przypadku pracownika znajdującego się w okresie wypowiedzenia. Warto wyznaczyć termin na przedstawienie faktury i termin zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów.

Szkła kontaktowe

Pojęcie okularów korekcyjnych i szkieł kontaktowych to dwa różne pojęcia. Polskie przepisy prawa nie dają podstawy do tego aby pracodawca był zobowiązany do refundowania kosztów szkieł kontaktowych.

Kwestię tą regulują zaś przepisy unijne, a dokładnie Dyrektywa Rady z 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, na podstawie której pracownik powinien mieć zapewnione specjalne okulary lub szkła kontaktowe.

Ponieważ jest to dyrektywa, a nie rozporządzenie unijne, nie ma podstaw prawnych aby uznać, że pracodawca jest zobowiązany do refundowania szkieł kontaktowych. Ponadto organy podatkowe mogą uznać, że refundowanie soczewek nie jest świadczeniem BHP i nie ma możliwości skorzystania ze zwolnienia podatkowo-składkowego.

Jednak jeśli lekarz stwierdzi, że pracownik powinien wykonywać pracę przy monitorze ekranowym w soczewkach, to pracodawca powinien je zrefundować. Podobnie będzie w przypadku okularów z tzw. „antyrefleksem”; jeśli lekarz uzna, że pracownik powinien wykonywać pracę w okularach z powłoką antyrefleksyjną, gdyż mają służyć korygowaniu wzroku, to pracodawca powinien zrefundować takie okulary.

Możliwość finansowania szkieł dopuszcza Minister Finansów.

Zwolnienie z podatku i składek

Na mocy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych. Kwota refundacji stanowiąca dofinansowanie pracownikowi zakupu okularów, udokumentowana zaleceniem lekarskim oraz fakturą wystawioną po zakupie okularów, korzysta ze zwolnienia z opodatkowania i „oskładkowania”.

Pracodawca może zapewnić okulary każdemu pracownikowi, np. pracownikom wykonującym pracę na świeżym powietrzu, może zakupić okulary przeciwsłoneczne. Świadczenie to jednak nie będzie zwolnione z podatku i składek ponieważ nie mieści się w definicji okularów korygujących wzrok, a korzystanie z tych okularów nie jest związane z wykonywaniem pracy przy monitorze ekranowym.

Pozdrawiam serdecznie,

Roma Kamrowska

Twoje życie staje się lepszym, tylko gdy Ty stajesz się lepszym”

Projekt współfinansowany ze środków EFER w ramach RPO WP na lata 2014-2020, umowa o powierzenie grantu nr, UDG-SPE.04.2023/057, kwota uzyskanego dofinansowania: 39.300,00 zł.